Como executivos/gerentes/profissionais, nossa tendência é sempre nos preocuparmos com a administração do tempo em seu aspecto mais ligado ao trabalho e à vida funcional. Um outro aspecto do problema é a utilização do tempo fora do local de trabalho – em casa, por exemplo. Esse aspecto é particularmente importante porque qualquer ganho de tempo é revertido em maior contato com as pessoas a quem mais amamos – a família.

O primeiro passo para análise do tempo pessoal é o conhecimento do que realmente fazemos fora do local de trabalho. Esse registro deve ser feito, idealmente, durante uma semana ou, no mínimo, um dia. Terminado o registro, teremos informações relativas às atividades desenvolvidas e ao tempo gasto em cada uma delas.

De posse dessas informações, cabem algumas perguntas:

1. Como regra geral, a atividade em que gasto mais tempo é aquela mais importante? (Importante aqui é sinônimo de resultados esperados da execução da atividade, conseqüências positivas, etc.)
2. A atividade por mim considerada mais importante é aquela que executo em primeiro lugar? (Quanto mais deslocada para o fim do dia, menor será a probabilidade de que a atividade seja desenvolvida.)
3. A seqüência de atividades que eu desenvolvo é sempre da mais importante para a menos importante? (Sempre sobrarão atividades ao fim do dia, coisas que não conseguimos fazer; é importante que o que sobrou seja sempre o menos importante.)

Essas três perguntas podem nos levar a algumas descobertas interessantes, tais como:

• Assistir televisão e ler jornais toma uma parcela maior de meu tempo que o contato com meus filhos e com a mulher que amo – minha família.
• A primeira coisa que faço ao chegar em casa é abrir a correspondência, e não conversar com meus filhos e minha mulher. 
• No fim do meu dia, o que normalmente "sobra", que eu não consigo executar, é aquilo que para mim é o mais importante.

Nossa tendência é de desenvolver atividades durante o tempo pessoal sem pensar em um critério de prioridades ligado a resultados/conseqüências, mas usando critérios tais como:

• Fazer primeiro aquilo que os outros querem que eu faça, sem considerar as minhas prioridades.
• Fazer primeiro a atividades mais curta (dá-me a sensação de produtividade).
• Fazer primeiro aquilo que é simplesmente urgente (mas cuja execução não traz resultados/conseqüências).
  

Encerrando esta parte inicial, vale mencionar também nossa tendência em realizar o urgente antes do importante. Isso ocorre porque o urgente:

• Normalmente constitui a atividade mais curta.
• Dá-nos conforto psicológico (não temos que dizer “não”), evitando conflitos.
• É resultante de uma pressão externa (que normalmente prevalece em comparação com uma pressão interna).
  

Qualquer razão que seja considerada, é sempre bom lembrar que a execução do importante em primeiro lugar sempre trará mais resultados do que o desenvolvimento do urgente (que tende a gerar no fim do dia a sensação de que trabalhamos muito e rendemos pouco).

Algumas sugestões para melhor administração do tempo pessoal

Contato/conversas

• Procure marcar previamente suas visitas e conversas; defina, de comum acordo, o início e o término do evento.
• Dê à outra pessoa sempre uma idéia sobre o que vão falar; isso permitirá que ambos pensem previamente sobre o assunto.
• Reserve tempo determinado e diário para seus filhos e sua mulher; uma hora diária com seus filhos o ajudará a acompanhar os progressos no campo educacional e cultural e o aproximará mais deles.
• Se for interrompido por algo que não lhe interesse, procure não se chatear em demasia. Lembre-se da importância de dizer "não", seja objetivo no trato do assunto. Exemplo: que tal tratarmos disso no dia 5? A melhor forma de dizer “não” é evitar usar a palavra “não”.
   

Telefonemas

• Antes de ligar, prepare uma agenda mental do que vai falar.
  Defina com seus amigos um horário em que é mais fácil encontrar você em casa (isso evitará interrupções e chamadas em horários inconvenientes)
• Ao fazer ligações, procure agrupar três ou quatro chamadas.
• Lembre-se de que uma secretária eletrônica permitirá sempre que você racionalize suas ligações, respondendo-as no horário de sua conveniência; você, adicionalmente, terá tempo para "pensar" na resposta que vai dar.
• Ao falar ao telefone, procure reduzir a parte não objetiva da conversa. Vá direto ao assunto.

Documentos/papéis

• Habitue-se a ter pastas para guardas os documentos mais importantes, separando-os por assunto (por exemplo, imposto de renda, pagamentos, escrituras, documentos pessoais).
• Ao tratar de um assunto que envolva a análise de um documento/papel, procure resolver tudo numa única vez, evitando o manuseio do documento/papel em momentos diferentes.
• Ao organizar sua documentação, lembre-se de fazê-lo de modo que uma outra pessoa possa eventualmente "entender" sua papelada, encontrando documentos ou tomando providências para você.
• Lembre-se que revistas na fila de espera há mais de uma semana provavelmente não devem ser tão importantes; seja seletivo em suas leituras, leia as revistas da mais importante (que lhe traz mais informação, contribuição) para a menos importante.

Diversos

• Antes de se deslocar para qualquer local, pense no melhor "caminho", no tempo que vai dedicar a cada compromisso; complete mentalmente o ciclo do que vai fazer, antes de sair de casa.
• Habitue-se a dizer sempre para onde vai; isto poupará o tempo dos outros que queiram encontrá-lo.
• Não faça nada sem estabelecer prazos e divulgue esses prazos para terceiros; isso aumentará "seu" nível de comprometimento.
• Procure fazer uma coisa de cada vez; não inicie uma atividade sem ter terminado a anterior (assim evitará a frustração de, no fim do dia, ter trabalhado muito e rendido pouco).
• Habitue-se a ter atividades de reserva (regra 3) para quando sobrar tempo ou algo previsto não acontecer.
• No relacionamento com sua mulher, seus filhos, seus amigos, habitue-se a fazê-los trazer soluções e não apenas problemas; procure resolver os "seus" problemas, não assuma a postura de quem vai "consertar" o mundo.
• Evite adiar atividades importantes, especialmente aquelas que realmente têm de ser feitas.
• O perfeccionismo é um hábito perigoso. Uma boa decisão não se mede apenas por sua qualidade, mas também pela oportunidade.
• Saiba ouvir os outros, interesse-se também pelas necessidades e expectativas da outra parte; isso poupará razoável parcela de tempo na sua negociação, evitando conflitos interpessoais.
• Respeite o tempo dos outros; eles lhe darão reciprocidade.
• Ao tentar resolver qualquer problema concentre-se na eliminação de suas causas e não apenas na administração de seus efeitos; a primeira abordagem toma inicialmente mais tempo, mas garante soluções mais duradouras.

O que fazer com o tempo ganho

Essa questão é talvez o aspecto mais importante desse artigo: "Depois de resolver meus problemas de tempo, o que vou fazer com o tempo ganho?" Eis algumas idéias:

• Defina seus objetivos pessoais, porque as oportunidades só aparecem para quem está permanentemente ligado em algum objetivo. Registre etapas, prazos, metas e momentos predeterminados para controle desses objetivos.
• Pesquisas mostram que a vida sedentária é uma das maiores causas de estresse; use seu tempo vago para praticar esportes ou fazer exercícios.
• Procure se antecipar às crises com um comportamento proativo (antecipatório) – muitas crises são cíclicas; procure pensar em como resolvê-las ou minimizá-las, com meses de antecedência. 
• Decidir o que fazer é mais importante e prioritário do que decidir como fazer; reserve tempo para o planejamento (o que), pois assim você abreviará a execução (como).
• Reserve um tempo para você mesmo, para seus sonhos, suas fantasias, seus projetos.
• Aloque uma parcela de tempo para aumentar sua visibilidade perante terceiros – escreva artigos, freqüente associações, faça palestras, receba pessoas em casa, faça visitas.
• Dedique pelo menos uma hora por dia à leitura cultural, informativa; no mundo atual as informações se desatualizam com grande rapidez; é preciso uma reciclagem constante.

Se você não se convenceu de que é preciso administrar seu tempo, faça a si mesmo a seguinte pergunta: "Caso soubesse que vou morrer daqui a um ano, eu continuaria a usar o meu tempo da mesma forma que até agora?"

Talvez esteja aí uma nova motivação para racionalizar o seu tempo.